Event catering, partycatering, food & beverage of evenementen catering, welke titel je ook geeft aan het eten en drinken op jouw evenement, het is van zeer groot belang. De food & beverage is een soort fundament voor het succes van jouw event. Want ook al heb je zo veel impact teweeg gebracht met een prachtig, creatief, impactvol evenement, als het eten en drinken niet goed is, houden gasten er een slecht gevoel aan over. Daarom hierbij de ultieme event catering checklist.
In de afgelopen jaren zijn eten en drinken gespreksonderwerpen waar op iedere verjaardag of samenzijn wel aandacht aan besteed wordt. We willen beter eten, verstandiger, duurzamer en verantwoorder. Onderschat dus zeker nu niet de rol en de impact van partycatering op jouw bedrijfsevenement. Laten we maar bij het begin beginnen:
Wat is catering?
De definitie van catering volgens de Dikke van Dale? Catering is de levering van maaltijden. Wikipedia definieert catering iets uitgebreider: het verzorgen van eten en drinken voor bedrijven, feesten of evenementen. Bij party- en event catering moet je dan denken aan het verzorgen van eten en drinken op locatie: zowel eigen locaties als eigenlijk ieder andere denkbare locatie. Vormen van event catering zijn niet alleen VIP-catering, publiekscatering of diners, maar er zijn ook vele verschillende vormen die bij het concept van een event horen. Daarover later meer. Vaak wordt er bij evenementen in Kasteel Woerden gesproken over de food & beverage of gewoon lekker Hollands het eten en drinken.
Eventbudget: helft naar partycatering
NIDAP onderzoekt al meer dan 15 jaar de markt voor zakelijke evenementen. Tot de opdrachtgevers van dit onderzoek behoren landelijke dienstverleners op het gebied van zakelijke evenementen. Hierbij een heel aardig inzicht dat voortkomt uit het onderzoek onder de ruim 200 opdrachtgevers: de verdeling van het totaal budget voor zakelijke evenementen: catering op 1, locatie op 2 gevolgd op afstand door ‘overig’, presentatie / communicatietechniek en sprekers / experts. Daarbij slokt catering gemiddeld ruim een kwart van het totaalbudget op.
Impact partycatering op jouw event
Zeker op een zakelijk evenement is catering en dus eten en drinken, meer dan een voorwaarde voor geen geslaagd event. Denk maar eens aan de impact van catering op een bedrijfsevenement:
- Het merendeel van het eventbudget gaat op aan catering
- Met eten en drinken op een event kun je als merk, bedrijf of organisatie heel goed laten zien dat je duurzaam bent/handelt
- Eten speelt een grote rol bij bijvoorbeeld de alertheid en concentratie van jouw gast
- Eten en drinken lenen zich perfect voor het netwerkdeel van jouw evenement
- Eten en drinken kunnen onderdeel zijn van jouw branding en zelfs jouw boodschap
- Eten en drinken kunnen verrassen, overweldigen en dus onderdeel zijn van het WOW-moment
Checklist Food & Beverage Partycatering
Een organisator van een zakelijk evenement moet zich realiseren dat catering veel ogen op zich gericht heeft, een deel van de gewenste totaal-impact kan zijn en ook nog eens het merendeel van je budget opslokt. Dat gezegd hebbende, zul je bij catering dus ook moeten denken vanuit doelgroep, doelstelling en de boodschap die je mee wilt geven. Volg daarom eerst deze stappen voor jouw bedrijfsevenement catering:
- Welk budget is er voor de catering?
Net als bij uiteten, kunnen de kosten voor catering enorm variëren. Zorg dat je een balans vindt tussen beschikbaar budget en je doelstelling van de inzet van jouw eten en drinken. De goedkoopste cateringvorm is in de meeste gevallen het buffet. Daar beginnen prijzen rond de 30,-/35,- euro per persoon. Echter is dit ook de cateringvorm met de grootste voedselverspilling. - Wat is je doelgroep en welke catering past daarbij?
Er is een trend aan het ontstaan om deels met het oog op het tegengaan van verspilling en deels om op persoonsniveau te catereren, vooraf in kaart te brengen wat bezoekers willen. Een stap daarvoor moet sowieso gezet worden: houd met de catering rekening met de specifieke doelgroep en/of doelgroepen. Voorbeeld: tijdens een evenement van een groot vuilnisbedrijf waren alle hamburgers aan het eind van de avond op. Bij het event van de Partij voor de Dieren was er geen vlees te verkrijgen.
Welke vorm kies ik (gebaseerd op aantallen, locatie, programma, beschikbare tijd, aantal catering moment etc)?
Zodra je weet hoeveel gasten er ongeveer komen, welk budget er is, hoe de locatie en de ruimte voor jouw catering eruit ziet, hoe dit in het programma past en op welk(e) tijdstip(pen) er gegeten/gedronken wordt, kun je een reeel concept maken en dus de definitieve keus voor de vorm van catering. Een paar voorbeelden:
Receptie met hapjes
Het netwerkmoment. De ontvangst. Na afloop van de inhoud. Je kent het moment wel: staand, paar zitplekken en dan een combinatie van een drankje en wat hapjes, oplopend tot ‘vullend’ hapjes menu.
Buffet
Het bestaat inmiddels in 1001 varianten: buffet catering. Vaak in thema of georiënteerd op een bepaalde (buitenlandse) keuken, of juist met allemaal verschillende buffetstraten. Het principe blijft hetzelfde: buffetten heb als basis een rij aan gerechten waar de gast, bezoeker zelf langs kan om een hapje te halen.
Diner-setting
Het dichtsbij de restaurant-gedachte: de dinersetting. In de eventwereld bestaan enorm creatieve concepten, die variëren van dinershows tot diners waar je per gang van locatie, setting, decor of thema wisselt.
Live cooking
(Sterren)chefs op locatie, die koken aan tafel of middenin de eventlocatie. Ook de chef op het podium die live het verhaal van het gerecht vertelt, is een bekend concept.
vormen.
Welk menu hoort daarbij?
Wie terugkijkt in de bovenstaande eerste stappen, snapt dat het samenstellen van een menu pas vorm krijgt door meerdere stappen in de checklist af te vinken. Wie is je doelgroep? Wat is je budget? Wat is het insteek van het event? Kortom: het samenstellen van het menu is een expertise. Vaar hierbij op de kennis en kunde van het salesteam in combinatie met de chefkok, maar zorg dat daarbij al jouw input verwerkt is.
- Hoe zorg ik voor prettige routing, signing, meubels, etc?
Binnen Kasteel Woerden hebben we ruime ervaring met catering voor diverse groepsgroottes, diverse soorten catering, diverse concepten,….kortom, wij weten waar een te lange rij kan ontstaan, hoe verkeerde routing voor vertraging zorgt en bijvoorbeeld ook dat een lekker hutspotje uit een design wekpotje erg lastig eet, zonder tafels…
- Welke setting kies ik voor mijn catering?
Catering en de uitgiftepunten als ook de dinersetting zijn deel van het decor van jouw totale evenement. Dus kies voor een setting die past bij het evenement en het liefst ook bij voor beleving en verrassing zorgt.
- Hoeveel uitgiftepunten heb ik nodig?
Hoeveelheid mensen. Tijdstip van de catering in combinatie met het eventprogramma. Soorten eten/drinken. Al die variabelen bepalen hoeveel uitgiftepunten je nodig hebt en dus hoeveel mensen en dus hoe je mensen naar die plekken stuurt.
- Hoe zorgt mijn catering voor het ondersteunen van mijn boodschap, storytelling, branding en/of statement?
Er is ontzettend veel mogelijk met eten en drinken op jouw evenement. Daarbij kun je inhaken op het onderwerp, thema van het event (wees creatief), maar ook onderdeel zijn van jouw branding. Al het eten en drinken in jouw bedrijfskleuren, of op bepaalde producten jouw logo. Het kan allemaal.
- Hoeveel eten en drinken heb ik nodig per gast?
Wist je dat je voor een bittergarnituur rekening moet houden met ongeveer 6 hapjes per persoon? Of dat in de ochtend een gast gemiddeld 2 tot 4 kopje koffie neemt. Overleg goed met de adviseur wie jouw gasten zijn. Leeftijd, verhouding man/vrouw, traditioneel of niet etc.
- Hoe houd ik rekening met dieeten, allergienen en bepaalde wensen?
Is het aantal allergieën en diëten of menu-wensen bijvoorbeeld aan de hand van religie toegenomen de laatste tijd? Het is in ieder geval veel meer gemeengoed om hier rekening mee te houden. Dit doe je door in het voortraject bij de inschrijving hier om input te vragen.
- Is mijn catering duurzaam, verantwoord en doe ik genoeg om voedselverspilling tegen te gaan?
Je kunt en mag het geen trend noemen, want zoals al eerder gezegd: we zijn echt veel bewuster naar eten en drinken gaan kijken. Op jouw zakelijke evenement zul je dat dus ook moeten doen. Zeker bedrijven, merken en organisaties waar mvo en duurzaamheid hoog in het vaandel staan, willen dit ook live met onder meer de catering laten zien en proeven. Een aantal stappen die simpel te zetten zijn, zijn onder meer:
– Korte lijnen: lokaal inkopen
– Seizoensproducten
– Biologisch eten en drinken
– Vegan catering / geen of minder vlees/vis
– Vooraf vragen wat een gast wil eten/drinken om zo voedselverspilling tegen te gaan
– Inzetten op zo min mogelijk no show om de waste te verminderen
– Recylcen, afverwerking, composteren, afstaan aan voedselprojecten, etc.
- Hoe zit het met BTW op evenementencatering?
Sinds 2019 hebben we in Nederland twee BTW-tarieven voor partycatering en de bijhorende producten:
9% catering btw voor alle eetwaren. Hieronder vallen ook snoepgoed en kauwgom en niet alcohol houdende dranken. Ook vallen voedingspreparaten en voedingssupplementen hieronder. 21% catering btw vooralcoholhoudende dranken met 0,5% alcohol of meer en andere dranken met 1,2% alcohol of meer, eetwaren die alcohol bevatten, zoals bonbons,
